تعريف الدورة المستندية للمبيعات
تُشير الدورة المستندية للمبيعات إلى المرحلة الأولى من الدورة المحاسبيّة، والتي تعني طريقة توثيق وتسجيل المستندات الخاصّة بالمبيعات منذ إصدارها، مروراً بالمراحل جميعها التي تخصّ إدارة المبيعات، والمخازن، وعمليات الشحن وغيرها من الأمور المتعلّقة بالمبيعات.[١]
تُحافظ الدورة المستنديّة الصحيحة على السجلات الخاصّة بمبيعات الشركة، بالإضافة إلى الحفاظ على حقوق أصحاب المشاريع والمشترين والعملاء مع الشركة ماليّاً، وتُعتبر الدورة المستنديّة للمبيعات أيضاً مصدراً مهمّاً للرقابة الداخليّة على الأعمال الماليّة والإداريّة لقسم المبيعات بشكل خاصّ والقسم الماليّ بشكل عامّ.[٢]
أهمية الدورة المستندية للمبيعات
تتمثّل أهمية الدورة المستندية للمبيعات في الآتي:[٢]
- الوقوف على جميع مراحل البيع.
- توثيق جميع التفاصيل المتعلّقة بالمبيعات، وبالتالي إمكانية الرجوع إليها وقت الحاجة.
- توفير مساعدة إضافية في الرقابة على مبيعات الشركة.
مراحل الدورة المستندية للمبيعات
تتمثّل مراحل الدورة المستندية للمبيعات في غالب الشركات في الآتي:
استلام طلبات عروض الأسعار
تبدأ هذه المرحلة باتصال العميل على قسم المبيعات في الشركة، ويطلب منهم تقديم عروض وأسعار لمجموعة معيّنة من المنتجات والخدمات التي تقدّمها الشركة، وغالباً ما يقوم قسم المبيعات بالرد على العملاء بالبريد الإلكتروني عبر رسالة رسميّة تحتوي كافّة المنتجات بمواصفاتها وأسعارها.[٣]
تقديم عروض الأسعار للعملاء
تُشير المرحلة الثانية من الدورة المستندية للمبيعات عندما يُبادر قسم المبيعات بعرض منتجاته للعملاء، والبدء بتقديم العروض المتعلّقة بالمنتجات والخدمات التي تقدّمها الشركة، كما يعمل قسم المبيعات على إعداد تصاميم جذّابة تحتوي المنتجات المعروضة، بالإضافة إلى تقديم عروض أسعار معقولة ومميّزة، وذلك بعد دراستها بشكل جيّد من قِبل الإدارة وقسم المبيعات في الشركة.[٣]
قبول العملاء العروض
بعد إرسال عروض الأسعار للعملاء الذين يرغبون بالحصول على منتجات وخدمات الشركة، يُرسل العملاء الذين يقبلون عروض الأسعار موافقتهم على العروض، وبالتالي تبدأ مرحلة البيع الفعليّ، خاصّة إذا كان المنتج مُتاحاً بالكميّات التي يرغب فيها العميل.[٣]
إصدار أوامر البيع
تبدأ عملية إصدار أوامر البيع بعد التأكد من أنّ المنتجات متاحة ومتوافرة بالكميات المطلوبة، حيث يتم إصدار أوامر البيع لإدارة المخزون، أو إدارة المستودعات في الشركة، وفي غالب الشركات من يُصدر أوامر المبيع هو مدير المبيعات في الشركة، كما يتوافر العديد من نماذج أوامر البيع التي تصممّها الشركات وفقاً لطبيعة عملها ومنتجاتها التي تعرضها للعملاء.[٣]
إصدار إذن الصرف
نعني بإذن الصرف الأوراق المتعلّقة بموافقة إدارة المستودعات على صرف الكميات المكتوبة ضمن أمر البيع المرسل من قسم المبيعات، بحيث يكون إذن صرف بمثابة تصريح من قِبل مدير المستودع بصرف الكميّات المكتوبة، وبالمبالغ المقرّرة، وبالتالي يتم إصدار الفواتير للعملاء بناءً على أمر البيع وتصريح المستودعات أيضاً.[٣]
إصدار الفواتير
تُصدر الفواتير من قسم المبيعات أو المستودعات بحسب ماهية عمل أقسام الشركة، والتي تحددها إدارة الشركات بما تراه مناسباً، كما ينبغي التفريق بين أنواع الفواتير التي تصدرها الشركات، فيوجد الفواتير الضريبيّة التي تتعلّق بنماذج ضريبية محددة، ويوجد الفواتير العادية التي تُعطى للعملاء، والتي تحتوي على جميع تفاصيل البيع أو الشراء التي تتم بين الطرفين.[٣]
التوجيه المحاسبي
تتولى الإدارة الماليّة للشركة تحديد محاسب العميل، والذي يتمثل دوره الأساسي في إصدار الفواتير وإثباتها في شكل قيد محاسبيّ يوميّ، وبالتالي يقوم محاسب الشركة بإدخال المعاملة على دفتر المحاسبة اليوميّ، وبالتالي معالجتها ضمن محاسبة المخزون، سواء كان بطريقة الجرد اليدويّ، أو طريقة الجرد المستمّر.[٣]
المراجع
- ↑ "Definition of the objective of the documentary cycle and most prominent types", accflex, 15/8/2017, Retrieved 22/2/2023. Edited.
- ^ أ ب "The documentary cycle and its impact on internal control", ecpa-eg, 22/11/2021, Retrieved 22/2/2023. Edited.
- ^ أ ب ت ث ج ح خ "Documentary cycle of sales and its application to warehouse management accounts program", accflex, 5/5/2018, Retrieved 22/2/2023. Edited.
