يُمثّل دفتر الأستاذ العام (General Ledger) نظام حفظ السجلّات للبيانات والمعلومات الماليّة للشركة، مع التحقق من صحة حساباتها المتعلّقة بها مثل حساب المدين، حساب الائتمان من خلال ميزان المراجعة الذي يتم تطبيقه بين الحين والآخر،[١] وفي هذا المقال سنتناول الحديث عن خطوات الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام.


خطوات الترحيل إلى دفتر الأستاذ

تتمثّل خطوات الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام والتي تعني إضافة البيانات والمعلومات الماليّة كبنود وأرقام من الدفاتر المحاسبيّة اليومية إلى دفتر الأستاذ العام الذي يعتبر بمثابة سجل مالي محاسبي ضخم يحتوي على جميع المعلومات المحاسبيّة للشركة منذ تأسيسها، في الأمور الآتية:[٢]

  1. إنشاء الدفاتر المحاسبيّة اليوميّة ودفتر الأستاذ العام بمختلف الأشكال والصيغ المحاسبيّة التي سيتم ترحيل البيانات المحاسبيّة والماليّة عليها.
  2. إعداد دفتر الأستاذ العام وهو الدفتر المحاسبيّ الرئيسيّ الذي يتم تحويل جميع الأرصدة الماليّة من جميع الدفاتر المحاسبيّة الفرعيّة واليوميّة إليه.
  3. إدخال اسم ونوع الحساب في دفتر الأستاذ العام بالتفاصيل كافّة، بحيث يتم ترحيل الحساب الماليّ من دفاتر اليومية إلى دفتر الأستاذ العام باسم الحساب، والمبلغ المالي المرّحل، وأيّة تفاصيل أخرى واجبة الذكر.
  4. إدخال أرصدة الخصم والائتمان إلى دفتر الأستاذ العام، بالإضافة إلى الذمم المدينة والذمم الدائنة وفقاً للرصيد الموجود في الحساب المخصّص لها، بحيث تضيف الذمم الدائنة إلى الأصول، أمّا الرصيد الائتماني فيزيد الالتزامات الماليّة في الحسابات.
  5. الاحتفاظ بالحسابات لكل فترة محاسبيّة بشكل منفصل، لتجنّب حدوث عمليات محاسبيّة مزدوجة أيّ تكرار عمليات محاسبيّة أكثر من مرّة ممّا يؤدي إلى حدوث الفوضى والعبث في الحسابات الماليّة.
  6. تصحيح الأخطاء المحاسبيّة هي الخطوة الأخيرة من خطوات الترحيل والضروريّة في ذات الوقت، وهي التحقق من الأرصدة وإعادة المراجعة في جميع الحسابات الماليّة في حال وجود أخطاء محاسبيّة أو رياضيّة وتصحيحها للحفاظ على دفتر الأستاذ العام صحيحاً خالياً من الأخطاء.


أهمية الترحيل إلى دفتر الأستاذ

يوجد عدّة أسباب تجعل عملية الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام من الأمور الضروريّة والهامّة أثناء محاسبة الشركات، وتتمثّل أهمية الترحيل لدفتر الأستاذ العام في الأمور الآتية:[٣]

  • الحفاظ على المعلومات والبيانات الماليّة بشكل منظّم يسهل الرجوع إليها، والعثور على أيّة معلومة ماليّة عند الحاجة إليها.
  • إتاحة رؤية الصورة الكبيرة لجميع المعاملات الماليّة للشركة، وبالتالي الاطلاع على المركز الماليّ للشركة.
  • معرفة نمط إدخال البيانات الماليّة.
  • الوقوف على مقدار الدخل الماليّ للشركة، وكيفية إنفاقه، بالإضافة إلى معرفة التكاليف الماليّة التي تتكبّدها الشركة.
  • تحديث دفتر الأستاذ العام عن طريق الترحيل المتكرر له، يُساعد الشركة في تجنّب وقوعها في المخالفات والعقوبات، عن طريق تقديم سجلّات محاسبيّة دقيقة للجهات المعنيّة بشكل دوريّ.


قواعد الترحيل إلى دفتر الأستاذ

يوجد قواعد رئيسيّة وأساسيّة يجب اتباعها من قِبل المحاسبين أثناء ترحيل البيانات الماليّة إلى دفتر الأستاذ العام، وتتمثّل هذه القواعد في الأمور الآتية:[٤]

  • فتح حساب منفصل لكل حساب ماليّ يتم ترحيله عن طريق الإدخالات من دفاتر اليوميّة إلى دفتر الأستاذ العام.
  • استخدام كلمات معيّنة مثل (إلى) و (بواسطة) أثناء ترحيل البيانات وإدخالها في حسابات دفتر الأستاذ العام، حيث تستخدم كلمة (إلى) عند تسجيل الحسابات في عمود المدين لحساب معيّن، أمّا كلمة (بواسطة) فيتم استخدامها عند تسجيل الحسابات في عمود الائتمان لحساب معيّن.
  • تخصم الحسابات الواردة من دفاتر اليوميّة عند خصمها من دفتر الأستاذ العام.

المراجع

  1. ↑ WILL KENTON (3/7/2022), "How a General Ledger Works With Double-Entry Accounting Along With Examples", investopedia, Retrieved 4/2/2023. Edited.
  2. ↑ Ashish Kumar Srivastav, "Posting in Accounting", wallstreetmojo, Retrieved 4/2/2023. Edited.
  3. ↑ "How in the World Do You Post Journal Entries to the General Ledger?", patriotsoftware, Retrieved 4/2/2023. Edited.
  4. ↑ "Posting and Balancing of Ledgers", toppr, Retrieved 4/2/2023. Edited.