تعني عملية إمساك الدفاتر المحاسبيّة (Bookkeeping) التسجيل المنتظم لجميع المعاملات الماليّة للشركة، من خلال تتبع جميع المعلومات الماليّة الموجودة في دفاترها المحاسبيّة لاتخاذ قرارات التشغيل والاستثمار والتمويل، بحيث يقوم المحاسبون بجمع البيانات الماليّة للشركة وتسجيلها ضمن ما يعرف بإمساك الدفاتر المحاسبيّة،[١] وفي هذا المقال سنتناول الحديث عن كيفية إمساك الدفاتر المحاسبيّة.
تعلّم أساسيات إمساك الدفاتر المحاسبيّة
تتمثّل الخطوة الأولى في إمساك الدفاتر المحاسبيّة في تعلّم أساسيات الدفاتر والحسابات المتعلّقة بها مثل، الدخل، المصاريف، الأصول، الخصوم، وحقوق الملكيّة وغيرها، كما يجب تعلّم نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد وهو نظام تسجيل كل معاملة مرتين، الأولى من أين أتت القيمة والثانية إلى أين ذهبت أيّ صرفت، كما يجب تعلم مفهومين أساسيين في المحاسبة وهما المحاسبة على أساس الاستحقاق والمحاسبة على أساس النقد.[٢]
أمّا المحاسبة على أساس الاستحقاق فيعني تسجيل المعاملات عند إجرائها بدلاً من وقت تسليم النقد أو المنتجات بشكل فعليّ، والنوع الآخر وهو المحاسبة على أساس النقد فيعني تسجيل المعاملة عند تبادل النقد بدلاً من تسليم المنتجات بشكل فعليّ فهي عكس الأولى في المضمون.[٢]
اختيار طريقة التسجيل المناسبة
يوجد عدّة طرق لتسجيل العمليات المحاسبيّة في دفاتر المحاسبة اليوميّة، ومن هذه الطرق المحاسبة اليدويّة التي تتم من خلال الاستعانة بمحاسب يقوم على تسجيل المعاملات اليوميّة بشكل يدويّ، وهو خيار أكثر استهلاكاً إلّا أنّه قليل التكلفة، أمّا الخيار الآخر هو الاستعانة ببرامج محاسبة يعمل على تبسيط العمليات المحاسبيّة وتوفير الوقت في تسجيلها وحسابها بشكل أكثر دقة.[٣]
تسجيل النفقات
يجب تسجيل جميع التكاليف والنفقات في مسك الدفاتر المحاسبيّة الجديدة في حساب النفقات، وذلك يعتمد على حجم العمل وسرعة تطوره وازدهاره، وتشمل هذه النفقات نفقات الدعاية والتسويق، واللوازم المكتبيّة والمرافق وفواتير الهاتف، والرواتب وغيرها من النفقات المتعلّقة بالعمل التجاريّ الخاصّ بالشركة.[٢]
تسجيل الذمم المدينة
تعتبر عملية الحصول على المال هو الجزء الأكبر في إدارة الأعمال التجارية المختلفة، وبالتالي يجب إصدار فاتورة بحيث تسجل المبلغ المستحق، أيّ أنّ أحد العملاء مدين للشركة بالمال، وبالتالي يمكن معرفة الرصيد الفعلي للعميل تجاه الشركة، كما ويجب تحديث قائمة الذمم المدينة باستمرار حيث تطرأ عليها تعديلات تتعلق بالسداد الماليّ للشركة، بالإضافة إلى دفع المبالغ المتعلّقة بالضريبة.[٤]
المحافظة على التدفق النقديّ
لا بد من إجراء المراجعات الماليّة سواء بشكل أسبوعي أو شهري لإمساك الدفاتر المحاسبيّة الخاصة بالشركة، ومن ثمّ إعداد بيان التدفق النقديّ الذي يحتوي على البيانات اللازمة لإعطاء الفهم الكافي للحركة النقديّة الداخلة والخارجة من حسابات الشركة، كما تساعد التدفقات النقديّة على مراقبة الدخل الماليّ، وإتاحة فرصة الدفع والنفقات، ممّا يعني ذلك توقع النفقات وتخصيص الدخل بشكل أكثر ملائمة.[٤]
التخطيط للحسابات
للحصول على صورة أكثر دقة لعملية إمساك الدفاتر المحاسبيّة، لا بُدّ من تسجيل كافّة الحسابات المتعلّقة بنشاط الشركة والتخطيط لها وتتمثّل أهم الحسابات في الآتي:[٤]
- حسابات القبض وهي الأموال التي يدين بها العملاء للشركة.
- الحسابات الدائنة، وهي الأموال التي تدين بها الشركة للغير.
- الإيرادات والمتمثلة بحجم المبيعات.
- المشتريات والنفقات.
- حقوق الملكيّة.
- الأرباح المحتجزة.
المراجع
- ↑ "What is Bookkeeping?", corporatefinanceinstitute, 28/11/2022, Retrieved 16/12/2022. Edited.
- ^ أ ب ت "How to Keep Books for a Small Business: 13 Tips to Follow", neat, 2/12/2021, Retrieved 16/12/2022. Edited.
- ↑ SHALLEEN MAYES (10/12/2020), "How to Set up Accounting Books for Small Business", patriotsoftware, Retrieved 16/12/2022. Edited.
- ^ أ ب ت "13 Accounting Tips for Small Businesses to Keep the Books Balanced", scalefactor, 27/4/2019, Retrieved 16/12/2022. Edited.
