تتم عملية جرد المخزون مرةً أو مرتين في السنة للتأكد من صحة أعداد المواد الخام والمنتجات الخاصة بمخزونك التجاري، وذلك بمقارنة التقارير الفعلية للجرد الحالي مع التقارير المكتوبة، من خلال اتباع مجموعة من الخطوات التي تساعدك على إجراء عملية الجرد بطريقة سلسلة وواضحة، وفي الآتي بيان لكيفية جرد المخزون خطوةً بخطوة.[١]
خطوات جرد المخزون
اتبع الخطوات الآتية لضمان جرد مخزونك التجاري بدقة وسلاسة:
أولًا: اختر الوقت المناسب لجرد مخزونك
ويقصد بهذه النقطة إيجاد الوقت المناسب الذي سيساعدك على الجرد؛ بحيث لا تقم باختيار وقت قد يسبب حدوث ضرر لأرباحك التجارية بحيث يفضل اختيار أوقات مناسبة للقيام بالجرد؛ فيمكنك استغلال الجرد أثناء دورة المبيعات البطيئة أو خارج العمليات التجارية العادية.[٢][٣]
ثانيًا: نظّم مخزونك قبل إجراء عملية الجرد
إن تنظيمك وترتيبك لمخزونك التجاري سيسهل عليك عملية عد المخزون وحسابه بسهولة ودقة، وسيضمن أيضًا تقليل احتمالية الخطأ في الحساب، كما يمكنك إنشاء أقسام محددة ومنظمة داخل المخزون بترتيب أصناف معينة بأقسام محددة لتسهيل عملية الجرد.[٢][٣]
ثالثًا: نظّم أدوات جرد مخزونك قبل البدء بعملية الجرد
يجب عليك التأكد من وجود مجموعة من الأدوات المهمة التي ستساعدك على الجرد قبل أن تبدأ بعملية الجرد، وفي الآتي بيان لأهم هذه الأدوات:[٢][٣]
- حافظة أوراق.
- مستندات جرد المخزون.
- أوراق.
- أقلام.
- آلات حاسبة.
- أجهزة ماسحات محمولة.
- أجهزة محمولة.
رابعًا: استخدم بيانات مخزونك المحدثة فقط
قم بالتأكد من استبعاد المواد الخام التي وصلت ولم يتم إدخالها في نظام المخزون لديك، وكذلك العناصر التي تمت فوترتها للعملاء، ولم يتم شحنها بعد، وذلك لضمان الحصول على نتائج دقيقة لمخزونك التجاري.[٢][٣]
خامسًا: حدد أهدافًا ومسؤوليات واضحة
لضمان الحصول على نتائج دقيقة ولجعل فريقك يلتزم بالجرد بدقة؛ قم بوضع الأهداف التي تريد الوصول إليها من الجرد وضع لديهم قائمة بما يجب احتسابه وما يجب أن يكون في مستودعاتهم حتى يتمكنوا من الحصول على نتائج دقيقة تخص المخزون.[٢][٣]
سادسًا: تعرف على جميع أقسام مخزونك
حيث ستفيدك هذه النقطة بوضع الطريقة الصحيحة اللازمة لاحتساب المخزون، وإنشاء نظام واضح لكيفية عد مخزونك فعليًا؛ فمثلًا يمكنك وضع شخصين في أحد أقسام المخزون -الذي قمت بترتيبه مسبقًا- بحيث يقوم شخص واحد بفحص المخزون واستدعاء المبلغ، ويقوم الشخص الثاني بتسجيل ذلك.[٢][٣]
سابعًا: افتح وقم بعد كل شيء في مخزونك
قم بالتأكد من جميع محتويات مخزونك التجارية بعد كل فئة؛ بحيث لا تسمح للتخمين في العد؛ فمثلًا؛ إذا كان لديك مربع قد يحتوي على 10 أدوات، فلا تأخذ هذا التصنيف على القيمة الاسمية فقط؛ فقم بفتح الصندوق وعد جميع محتوياته للتأكد من أنه يحتوي على جميع هذه الأعداد بالفعل، فعملية الجرد يجب أن تعطي دقة بنسبة 100% قدر الإمكان لذا لا يجب عليك تقدير أو تخمين أي رقم، كما قم بالتأكد من تسجيل أي تناقضات بين الأعداد التي تم إدراجها في ورقة المخزون الخاصة بك وعدد العناصر التي قمت بحسابها.[٢][٣]
ثامنًا: تأكد من دقة قيمة مخزونك الفعلية
بحيث يجب أن يتطابق سعر مخزونك مع سعر السوق أو السعر الذي يرغب المستهلكون في دفعه مقابل هذا العنصر، وتأكد من تضمين أي إهلاك (depreciation) أيضًا؛ فمثلًا إذا وجد أن هنالك مادة خام قد تم شراؤها العام الماضي مقابل $800، ولكن قيمتها الآن فقط $550، فيجب تغيير الأسعار لعكس السعر المنخفض، كما ينطبق نفس الشيء على أية منتجات قديمة تباع الآن بسعر منخفض.[٢][٣]
تاسعًا: ضع حلولًا لحل مشكلات مخزونك
قد تجد في بعض الحالات أثناء عملية العد الفعلي للمخزون أن بعض العناصر التي كنت تعتقد أنها كانت في المستودع الخاص بك قد فقدت، أو أن بعض العناصر قد تعرضت للتلف، ولم يتم الإبلاغ عنها مطلقًا، أو قد تلاحظ أيضًا أن بعض العناصر أصبحت غير صالحة للبيع، لذلك يمكنك البدء بوضع طرق للحد من السلوكيات غير الصحيحة التي قد تعرّض مخزونك للضرر.[٢][٣]
عاشرًا: نفّذ استراتيجيات جديدة لبيع مخزونك
قم بإنشاء خطة جديدة لتحسين عملية بيع المخزون في المستودع الخاص بك، وقم كذلك بتشجيع المشرفين على المخزون لديك باقتراح التحسينات وتطوير إجراءات محددة تضمن سير العمل بكفاءة وفعالية.[١][٢][٣]
المراجع
- ^ أ ب accountingtools (23/5/2022), "Stock taking definition", accountingtools, Retrieved 17/7/2022. Edited.
- ^ أ ب ت ث ج ح خ د ذ ر Business Tips (3/6/2017), "10 Fundamental Steps of Every Successful Stocktaking Process", dearsystems, Retrieved 17/7/2022. Edited.
- ^ أ ب ت ث ج ح خ د ذ ر Simply Business Editorial Team (30/7/2021), "How to do a stock take: a guide to taking inventory and stock control", simplybusiness, Retrieved 17/7/2022. Edited.
