مفهوم نظام الجرد المستمر

يُشير نظام الجرد المستمر (Perpetual Inventory System) إلى عمليات جرد المخزون باستمرار، من خلال تحديث السجلات الماليّة المتعلّقة بكافّة تفاصيل المخزون بشكل فعليّ، وبالتالي يتم تحديث قاعدة بيانات المخزون والمتمثّلة في عناصر المخزون المستلمة، والبضاعة المباعة من المخزون، والعناصر المنقولة من وإلى المخزون، والعناصر المُختارة من المخزون لاستخدامها في عملية الإنتاج، والعناصر التي تمّ إلغاؤها وإتلافها وغيرها من الأمور المتعلّقة بجرد المخزون.[١]


يُعتبر نظام الجرد المستمر من الطرق الجيّدة التي تُساعد على تتبّع المخزون، حيث يؤدي إلى نتائج دقيقة بشكل معقول على أساس مستمّر، خاصّةً إذا تمّ إجراؤه وإدارته بشكل صحيح، كما يعمل نظام الجرد المستمر بشكل أفضل إذا اقترن بقاعدة بيانات حاسوبيّة تشمل كميات المخزون، والأرقام المتعلّقة به، ويتم تحديثها في الوقت الفعليّ من قِبل موظفي المستودعات باستخدام طرق عديدة.[٢]


إيجابيات نظام الجرد المستمر

تتمثّل إيجابيات نظام الجرد المستمر في الآتي:


التحديث المستمر

يعمل نظام الجرد المستمر على تحديث جميع البيانات والمعلومات المتعلّقة بالمخزون في الوقت الفعليّ وباستمرار، وتشمل عملية التحديث؛ التحديثات المستمّرة التي تتعلّق بعمليات الشراء والبيع، وحجم المبيعات، كما يُمكن لإدارة الشركة استخدام معلومات الجرد حسب حاجتها وفي الوقت الفعليّ.[٣]


تنبؤات متوّقعة

يزوّد نظام الجرد المستمر بمعلومات ضروريّة مثل؛ أنماط شراء العملاء والتقلّبات الموسميّة والفرص وغيرها من المعلومات التي تُساعد على نشوء تنبؤات متوّقعة للمخزون في المستقبل، ومثال ذلك أنّ معرفة أنماط شراء العملاء بخطة تخزين تقلل من فائض أو نقص المخزون الذي يُمكن أن يؤدي إلى خسائر.[٣]


إدارة مستودعات متعددة

تُعتبر إحدى التحديات الرئيسية لإدارة المخزون هو مراقبة المخزون في مواقع ومستودعات عديدة، إذ يُنشئ نظام المخزون المستمر عدداً من فرص التنفيذ بما في ذلك نقل المخزون من موقع إلى آخر، وإدارة مستويات المخزون لجميع المواقع داخلياً.[٣]


إعداد القوائم الماليّة

تُعتبر الميزة الأخيرة التي سيتم الحصول عليها من نظام الجرد المستمر هي سهولة إعداد التقارير الماليّة، حيث يُعتبر المخزون أحد أهمّ الأصول الماليّة الواردة في القوائم الماليّة، لذا يُمكن لهذا النظام تسريع عملية إعداد التقارير الماليّة الخاصّة بالشركة، وذلك لأنّه يتم تسجيل كمية وقيمة المخزون المتاح مباشرة في النظام، وبالتالي تجنّب الأخطاء في الحسابات الدوريّة.[٣]


التكامل مع الأنظمة الأخرى

من الميّزات الحاسمة لنظام الجرد المستمر تكامله مع الأنظمة الأخرى، حيث يُمكن لموظفي خدمة العملاء إخبار العملاء بالضبط عن عدد الوحدات المتاحة للشحن، وأيضاً يًمكن لموظفي إدارة المواد الاعتماد على سجلات المخزون للتخطيط لعدد الوحدات الإضافيّة التي يجب إنتاجها أو طلبها من الموّردين.[١]


سلبيات نظام الجرد المستمر

تتمثّل سلبيات نظام الجرد المستمر في الآتي:[٣]

  • فقدان المخزون: عندما لا يتطابق المخزون الحاليّ المقدّر مع المخزون اللاحق، فإنّ هذا الاختلاف يساوي الخسارة، بحيث توضع أسباب تعرّض المخزون للتلف أو السرقة أو أسباب أخرى.
  • التكلفة المرتفعة: يغلب على نظام الجرد المستمر ارتفاع تكلفة تطبيقه في الشركات مقارنةً بطرق الجرد الأخرى، وذلك بسبب تكرار التحديثات المستمرة ووجوب تدريب الموظفين باستمرار.
  • عرضة للقرصنة: يعتمد نظام الجرد المستمر على برامج حاسوبيّة تحتوي على جميع المعلومات المتعلّقة بالمخزون، وبالتالي فهو عُرضة للقرصنة مقارنةً بأساليب الجرد اليدويّة.

المراجع

  1. ^ أ ب "Perpetual inventory system", accountingtools, 30/12/2022, Retrieved 20/2/2023. Edited.
  2. ↑ Lisa Schwarz (19/7/2022), Is a Perpetual Inventory,in and shipments made out. "The Definitive Guide to Perpetual Inventory", netsuite, Retrieved 20/2/2023. Edited.
  3. ^ أ ب ت ث ج JAMES CHEN (9/8/2020), "Perpetual Inventory System", investopedia, Retrieved 20/2/2023. Edited.