تعريف دفتر الأستاذ: أحد الدفاتر المحاسبية الهامة

ما هو دفتر الأستاذ؟

يُشير دفتر الأستاذ العام (General Ledger) إلى سجل محاسبيّ ضخم يحفظ جميع السجلّات والبيانات والمعلومات الماليّة المتعلّقة بالأعمال الاستثماريّة والتجاريّة للشركات بشكل عام، بالإضافة إلى إجراء عمليات التحقق من صحة هذه المعلومات الواردة في السجلات الماليّة ضمن الحسابات المختلفة من خلال ميزان المراجعة في فترة إعداد التقارير الماليّة للشركات، كما يتم الفصل بين المعاملات الماليّة بحسب نوعها ضمن بنود الأصول، الخصوم، حقوق الملكيّة، الإيرادات والمصروفات.^[١]

يُعتبر دفتر الأستاذ أساس النظام المحاسبيّ في الشركات، حيث يتم ترحيل جميع البيانات والمعلومات الماليّة من الدفاتر المحاسبيّة اليوميّة إلى دفتر الأستاذ، وبالتالي حال الاحتياج إلى المعلومات والبيانات الماليّة يتم الرجوع إلى دفتر الأستاذ العام، الذي يستخدمه المحاسبون في تخزين وتنظيم البيانات الماليّة لإعداد القوائم الماليّة كذلك.^[١]

ماذا يحتوي دفتر الأستاذ؟

يحتوي دفتر الأستاذ العام على جميع الحسابات الفردية اللازمة لتسجيل الأصول، الخصوم، حقوق الملكيّة، الإيرادات والمصروفات، الأرباح والخسائر الماليّة للمعاملات التجاريّة، كما يتم تسجيل المعاملات التفصيليّة مباشرة في حسابات دفتر الأستاذ العام السابقة، وفي بعض الحالات يؤدي حجم المعاملات الكبير إلى إرباك عملية حفظ السجلات الماليّة في دفتر الأستاذ العام، وعادة ما تتم طباعة دفتر الأستاذ العام وتخزينه في نهاية السنة الماليّة للشركة حيث يُعتبر بمثابة أرشيف سنويّ لمعاملاتها التجاريّة.^[٢]

لماذا تستخدم الشركات دفتر الأستاذ؟

تستخدم الشركات دفتر الأستاذ العام عند إعداد الحسابات الماليّة لعملياتها التجاريّة والاستثمارية للأسباب الآتية:

إعداد القوائم الماليّة

تستخدم المعلومات الواردة في دفتر الأستاذ العام في إعداد القوائم الماليّة المختلفة للشركة، حيث تظهر الحاجة إلى الرجوع إلى سجل محاسبيّ معتمد يوجد فيه المعلومات الماليّة عن الشركة لإعداد القوائم الماليّة وهو دفتر الأستاذ العام، والتي تعتبر هذه القوائم من الأمور المهمّة التي يُعتمد عليها في اتخاذ القرارات المهمّة.^[٣]

الاحتفاظ بالسجلات المحاسبيّة

يوّفر دفتر الأستاذ العام سجلات محاسبيّة ماليّة لجميع المعاملات التجاريّة المتعلّقة بالشركة، بالإضافة إلى أرصدة الحسابات المختلفة كالحسابات الدائنة والحسابات المدينة، ويُمكن أن تُساعد هذه السجلات المحاسبين في اكتشاف المعاملات الخاطئة وعمليات الاحتيال والسرقة وغيرها.^[٣]

ميزان المراجعة

يُمكن لدفتر الأستاذ من تجميع ميزان المراجعة الذي يعمل على تدقيق البيانات والمعلومات الماليّة، وتجميع جميع الديون والائتمان بشكل دوريّ، وغالباً ما تكون في نهاية فترة التقارير الماليّة، حتى تتمكّن الشركات من متابعة النفقات والتكاليف بشكل استباقي.^[٣]

ما هي الأقسام الرئيسية لدفتر الأستاذ؟

تتمثّل الأقسام الرئيسية لدفتر الأستاذ في خمسة أقسام وهي كالآتي:^[٤]

• الأصول (Assets): وهي أيّ شيء له قيمة ماليّة تمتلكه الشركات، مثل النقد، المخزون، المعدّات، الآلات، المباني وغيرها.
• الخصوم (Liabilities): تتمثّل في الديون والأموال المستحقّة على الشركة للغير، مثل القروض، أرصدة بطاقات الائتمان وغيرها.
• حقوق الملكية (Equity): تتمثّل حقوق الملكيّة، والتي تُسمّى أيضاً بحقوق المساهمين بالفرق بين الأصول والخصوم، بالإضافة إلى قيمة الأرباح المحتجزة.
• الإيرادات (Revenue): هي الدخل الناتج من أعمال الشركة التجاريّة والاستثماريّة من خلال مبيعات السلع أو الخدمات، بالإضافة إلى إيرادات الفوائد، أرباح الأسهم وغيرها.
• المصاريف (Expenses): هي الأموال المخصّصة لدفع التكاليف المختلفة مثل الإيجارات، الرواتب، شراء المخزون، تكاليف التسويق وغيرها.