تعريف دفتر الأستاذ العام

يُعتبر دفتر الأستاذ العام (General Ledger) سجل محاسبي ماليّ كبير يجمع كافّة المعاملات الماليّة للشركات والمتعلّقة بجميع عملياتها التجاريّة والاستثماريّة المختلفة، وذلك لتوفير نظام ماليّ محاسبي دقيق للبيانات والمعلومات الماليّة للشركة، كما تتطلّب عمليات الإدخال على دفتر الأستاذ العام التقييد المزدوج للتأكد من أنّ مجموع جانبيها وهما المدين والدائن متساويان، وبالتالي يُساعد دفتر الأستاذ العام تحقيق هذا الهدف من خلال تجميع الترحيلات الماليّة اليوميّة بإجراء عمليات حسابيّة مختلفة.[١]


أهمية دفتر الأستاذ العام

تتمثّل أهمية دفتر الأستاذ العام للشركات بشكل عام في الأمور الآتية:[٢]

  • المساعدة في إعداد الميزانية العموميّة للشركات.
  • عرض جميع المعلومات والبيانات الماليّة في مكان واحد.
  • الاحتفاظ بنسخة أصلية لجميع المعاملات الماليّة للشركات.
  • تتبّع النفقات، الإيرادات، المجالات المالية المختلفة.
  • الوقوف على الأنشطة التجاريّة عالية التكاليف، أو منخفضة الأداء.
  • توفير الشفافيّة والمساءلة للأغراض الضريبيّة.
  • سهولة إدارة الموارد الماليّة بشكل فعّال.


كيفية عمل دفتر الأستاذ العام

يعمل دفتر الأستاذ العام من خلال إدخال البيانات والمعلومات الماليّة في بندين رئيسيين هما مدين وائتمان لكل معاملة مسجلة في داخله، بحيث تتطابق إجمالي أرصدة المدين في دفتر الأستاذ العام مع إجمالي الأرصدة الدائنة، فإذا لم تتطابق يُطلق على دفتر الأستاذ العام أنّه غير متوازن ويجب تصحيحه، قبل أن يتم تجميع المزيد من البيانات الماليّة للمعاملات المختلفة فيه.[٣]


كما تستخدم الشركات طريقة القيد المزدوج لتخزين البيانات الماليّة للشركة في دفتر الأستاذ العام، بحيث تؤثر في كل معاملة خصم واحد ومعاملة ائتمانيّة واحدة على الأقل، وبمعنى آخر يظهر لكل معاملة عمودان وهما سابقا الذكر المدين، والائتمان، ويجب توازنهما دائماً.[٤]


استخدامات دفتر الأستاذ العام

تتمثّل استخدامات دفتر الأستاذ العام في الأمور الآتية:[٥]

  • إعداد القوائم الماليّة: يُساعد دفتر الأستاذ العام في إنشاء وإعداد القوائم الماليّة الهامّة لمختلف أصحاب المصالح، سواء إدارة الشركة، المساهمين، المستثمرين، والجمهور بشكل عام، والتي تُسهم هذه القوائم في اتخاذ قرارات العمل المختلفة.
  • إعداد السجلات المحاسبيّة: يوّفر دفتر الأستاذ العام معلومات وبيانات ماليّة متعلّقة بالشركة وأرصدة حساباتها، وبالتالي المساهمة في إعداد السجلات المحاسبيّة المختلفة، ممّا يسهّل على محاسبي الشركة اكتشاف المعاملات الخاطئة أو عمليات الاحتيال الماليّ وغيرها.
  • إعداد ميزان المراجعة: يُمكّن دفتر الأستاذ العام مختلف الشركات من تجميع ميزان المراجعة، حيث يتم تجميع جميع الديون الأرصدة الماليّة المختلفة، في نهاية فترة إعداد التقارير الماليّة، حتى تتمكّن الشركات من متابعة نفقاتها بشكل مسبق.


مكونات دفتر الأستاذ العام

يحتوي دفتر الأستاذ العام على جميع الحسابات الماليّة اللازمة لتسجيل الأصول الماليّة، المطلوبات، حقوق الملكيّة، الإيرادات، المصروفات، الأرباح والخسائر المتعلّقة بالعمليات التجاريّة المختلفة، وفي غالب الأحيان يتم تسجيل المعاملات التفصيليّة مباشرة في حسابات دفتر الأستاذ العام، وفي بعض الحالات يؤدي حجم المعاملات الكبير إلى إرباك عملية حفظ السجلات في دفتر الأستاذ العام، وبالتالي يتم تحويل المعاملات إلى دفتر محاسبي فرعيّ، حيث يتم تسجيل إجمالي الحسابات في دفتر الأستاذ العام.[٣]


مثال على طريقة إدخال البيانات الماليّة لدفتر الأستاذ العام

يُمكن التمثيل على طريق إدخال المحاسب للبيانات الماليّة في دفتر الأستاذ العام من خلال الآتي:

تلّقت شركة ما دُفعة ماليّة مقدارها 1,000 دولار من عميل مقابل خدماتها، وبالتالي سيقوم المحاسب بزيادة عمود الأصول بمقدار 1,000 دولار وخصم 1,000 دولار من حسابات القبض باعتبار تمّ تحصيل المبلغ، وبالتالي يتوازن دفتر الأستاذ العام في إضافة وخصم لكل معاملة ماليّة تُضاف عليه.[٤]


المراجع

  1. ↑ is a general ledger with example?,etc., are some examples. "General Ledger", wallstreetmojo, Retrieved 28/2/2023. Edited.
  2. ↑ Luke ONeill (25/11/2022), "Accounting For Beginners: What is General Ledger Accounting?", lightspeedhq, Retrieved 28/2/2023. Edited.
  3. ^ أ ب "General ledger definition", accountingtools, 15/11/2022, Retrieved 28/2/2023. Edited.
  4. ^ أ ب WILL KENTON (3/7/2022), "How a General Ledger Works With Double-Entry Accounting Along With Examples", investopedia, Retrieved 28/2/2023. Edited.
  5. ↑ "general ledger (GL)", techtarget, Retrieved 28/2/2023. Edited.